Extrasul de cont pentru furnizori


Extrasul de cont se utilizează ca document de inventariere a soldurilor conturilor privind datoriile și creanțele entității în relațiile cu terții, dar servește și la comunicarea și solicitarea de la debitor a sumelor pretinse, rămase neachitate, provenite din relații economico-financiare și ca instrument de conciliere prearbitrala. 
Se întocmește în trei exemplare, de către compartimentul financiar-contabil al unității beneficiare, pe baza datelor din contabilitatea analitică. 

Extrasul de cont circulă: 

  • la conducătorul compartimentului financiar-contabil și conducătorul unității emitente, pentru semnare (toate exemplarele); 
  • la unitatea debitoare (exemplarele 1 și 2), care restituie unității emitente exemplarul 2 semnat pe verso de conducătorul unității și conducătorul compartimentului financiar-contabil, pentru confirmarea debitului. Eventualele obiecții asupra sumelor prevăzute în extrasul de cont se consemnează într-o notă explicativă semnată de conducătorul unității și conducătorul compartimentului financiar-contabil, care se anexează la exemplarul 2 al extrasului de cont. 

 

Extrasul de cont se arhivează: 

  • la compartimentul financiar-contabil al unității emitente (exemplarul 3, precum și exemplarul 2, după primirea confirmării); 
  • la compartimentul financiar-contabil al unității debitoare (exemplarul 1). 

 

Important. Extrasul de cont se întocmește doar de către entitatea beneficiară (creditorul în relația cu terțul). Prin urmare, la acest capitol, extrasul de cont este așteptat a fi primit de la partenerul creditor. Totuși, pentru a preîntâmpina situația în care furnizorii nu își îndeplinesc obligațiile legale, este necesară o solicitare către furnizor pentru emiterea unui extras de cont sau orice alt punctaj recipric scris, asumat de fiecare dintre părți. 

 

Fișier atașat: Model extras de cont furnizori

 

În situația entităților care efectuează decontarea obligațiilor pe bază de deconturi interne sau deconturi externe periodice confirmate de către parteneri, aceste documente pot ține locul extraselor de cont confirmate. 

Pentru elementele de natura datoriilor, diferențele constatate în plus între valoarea de inventar și valoarea contabilă se înregistrează în contabilitate, pe seama elementelor corespunzătoare de datorii. 

Pentru obligațiile incerte ori în litigiu se întocmesc liste de inventariere distincte sau situații analitice separate, după caz. 

 

Diferențe în scrisorile de circularizare


În principiu nu pot există diferențe la inventar în ceea ce privește datoriile comerciale. Totuși, sunt destul de frecvente nepotrivirile între parteneri, caz în care datoria înregistrată în contabilitatea unității ar putea să fie la o altă valoare decât cea confirmată de furnizor. 


Diferențele pot constă în: 

  • furnizorul nu a înregistrat în contabilitate factura emisă către client sau a înregistrat-o în contul unui alt partener; 
  • furnizorul nu a înregistrat în contabilitate o încasare sau a înregistrat plata în contul altui furnizor; 
  • clientul a omis de la înregistrare factura sau a înregistrat-o în contul altui furnizor; 
  • clientul nu a înregistrat o plată, sau a înregistrat-o în contul altui furnizor. 


Indiferent de motivul care a stat la baza diferenței dintre parteneri, el trebuie identificat, astfel încât, în cele din urmă, să se poată ajunge la același rezultat. 

 

Evaluarea datoriilor


Evaluarea la inventar a datoriilor se face la valoarea lor probabilă de plată. Comparativ cu creanțele, nu există ajustări de efectuat asupra datoriilor. 
Cu toate acestea, există o serie de alte elemente necesar a fi evaluate, cum ar fi datoriile potențiale, de achitat în viitor, referitoare la fapte prezente. Pentru această considerăm următorul exemplu: 

 

Exemplu: 
Ipoteză. La data de 31 decembrie N, cu ocazia inventarierii, se constată existența unei datorii neachitate în sumă de 12.380 lei pentru care există un proces deschis de creditor. Avocații societății, analizând starea curentă a procesului, estimează ca procesul va fi pierdut. Mai mult, furnizorul ar putea obține, daune de 10.000 lei, probabilitatea de a le obține fiind de 80% 
Soluție. Comisia de inventariere propune înregistrarea daunelor datorate furnizorului pentru suma de 8.000 lei. 

Evaluarea datoriilor în valută


Evaluarea la bilanț a datoriilor exprimate în valută se face la cursul de schimb valutar comunicat de Banca Națională a României, valabil la data încheierii exercițiului financiar 

 

Evaluarea datoriilor exprimate în lei, a căror decontare se face în funcție de cursul unei valute


Pentru datoriile, exprimate în lei, a căror decontare se face în funcție de cursul unei valute, eventualele diferențe favorabile sau nefavorabile, care rezultă din evaluarea acestora se înregistrează la alte venituri sau alte cheltuieli financiare, după caz. 
Diferențele de curs valutar, favorabile sau nefavorabile, între cursul de schimb al pieței valutare, comunicat de Banca Națională a României de la data înregistrării creanțelor sau datoriilor în valută, sau cursul la care acestea sunt înregistrate în contabilitate și cursul de schimb de la data încheierii exercițiului financiar, se înregistrează la venituri sau cheltuieli din diferențe de curs valutar, după caz. 

 

Evaluarea prevăzută anterior se aplică și în cazul: 

  • datoriilor, reflectate în conturile 481-Decontări între unitate și subunități și 482-Decontări între subunități de subunitățile din România, care aparțin unor persoane juridice cu sediul sau domiciliul în străinătate, provenind din relațiile cu persoana juridică căreia îi aparțin aceste subunități, respectiv cu alte subunități ale aceleiași persoane juridice; 
  • avansurilor primite pentru livrări de bunuri și prestări de servicii (contul 419 - Clienți-creditori); 

 

Inventarierea datoriilor în legătură cu bugetul de stat sau alte bugete publice


Inventarierea datoriilor în legătură cu bugetul de stat sau cu bugetele locale se face prin analiza documentelor emise de autorități. 
În cazul TVA de plată, datoriilor la bugetul de stat, sau datoriilor la bugetul asigurărilor sociale, verificarea se face prin analiza fișei pe plătitor emisă de autoritățile fiscale. 

Atenție! Este necesar a fi înregistrate toate dobânzile și penalitățile pentru întârzierea la plată a datoriilor către bugetul de stat, bugetul asigurărilor sociale, bugetele locale, etc. 

În cazul sumelor datorate către bugetele locale, se verifică prin analiză documentului informativ emis de autoritățile locale. 
În cazul constatării unor diferențe, în plus sau în minus este important a fi identificate cauzele apariției acestora. Posibile cauze pot fi: 

  • neînregistrarea în contabilitate a unor datorii reprezentând dobânzi sau penalități de întârziere; 
  • au fost omise de la înregistrare anumite datorii; 
  • au fost incorect reflectare în conturi anumite plăți (de ex. plata taxei auto s-a înregistrat în conturi de cheltuiala, deși anterior fusese recunoscută o cheltuiala în corespondență cu contul de datorii la buget). 

Datorii prescrise


În România, termenul de prescripție pentru datorii comerciale este de 3 ani. La sfârșitul celor 3 ani, datoria de la debitor nu mai poate fi solicitată decât pe cale amiabilă, nemaiexistând nici o formă legală de recuperare a acesteia. Excepție face cazul în care pentru datoria în cauză, debitorul a fost acționat în instanță. 


Considerăm un exemplu în sensul expunerii modalității de înregistrare a datoriilor prescrise: 

 

Exemplu: 
Ipoteză. La data de 31 decembrie N, cu ocazia inventarierii, se constată existența unei datorii neachitate în sumă de 12.380 lei. Datoria fost înregistrată în contabilitate la data de 20 ianuarie N-3. Comisia de inventariere constată că a fost depășit termenul de prescripție și determină că situația este cauzată atât de lipsa de bună credință a debitorului, cât și de lipsa de interes manifestată de conducerea creditorului în recuperarea creanței în cauză. 
Soluție. Comisia de inventariere propune anularea datoriei prin înregistrarea ei în venituri. 

 

Atenție! În principiu, dacă și creditorul ar respectă principiile care guvernează termenul de prescripție, ar trebui să-și înregistreze anularea creanței și să comunice debitorului acest fapt. 

 

Inventarierea patrimoniului Înapoi la pagina principală Inventarierea patrimoniului 2017