A. Declarația gestionarului înainte de inventariere
Înainte de începerea operațiunii de inventariere se ia de la gestionarul răspunzător de gestiunea bunurilor o declarație scrisă din care să rezulte dacă: 
- gestionează bunuri și în alte locuri de depozitare; 
- în afara bunurilor entității respective are în gestiune și alte bunuri aparținând terților, primite cu sau fără documente; 
- are plusuri sau lipsuri în gestiune, despre a căror cantitate ori valoare are cunoștință; 
- are bunuri nerecepționate sau care trebuie expediate (livrate), pentru care s-au întocmit documentele aferente; 
- a primit sau a eliberat bunuri fără documente legale; 
- deține numerar sau alte hârtii de valoare rezultate din vânzarea bunurilor aflate în gestiunea sa; 
- are documente de primire-eliberare care nu au fost operate în evidența gestiunii sau care nu au fost predate la contabilitate. 

De asemenea, gestionarul va menționa în declarația scrisă felul, numărul și data ultimului document de intrare/ieșire a bunurilor în/din gestiune. 

Declarația se datează și se semnează de către gestionarul răspunzător de gestiunea bunurilor și de către comisia de inventariere. Semnarea declarației de către gestionar se face în fața comisiei de inventariere. 

 

B. Identificarea locurilor în care se află bunuri supuse inventarierii 
Membrii comisiei de inventariere au obligația să identifice toate locurile (încăperile) în care există bunuri ce urmează a fi inventariate, astfel încât, în derularea procesului să nu existe riscul de a nu fi inventariate bunuri aflate în locații care anterior nu au fost avute în vedere. 

 

C. Sigilarea spațiilor care depozitează bunuri supuse inventarierii 
Membrii comisiei de inventariere trebuie să asigure închiderea și sigilarea spațiilor de depozitare, în prezența gestionarului, ori de câte ori se întrerup operațiunile de inventariere și se părăsește gestiunea. 

Atunci când bunurile supuse inventarierii, gestionate de către o singură persoană, sunt depozitate în locuri diferite sau gestiunea are mai multe căi de acces, membrii comisiei care efectuează inventarierea trebuie să sigileze toate aceste locuri și căile lor de acces, cu excepția locului în care a început inventarierea, care se sigilează numai în cazul când inventarierea nu se termină într-o singură zi. La reluarea lucrărilor se verifică dacă sigiliul este intact. În caz contrar, acest fapt se va consemna într-un proces-verbal de constatare, care se semnează de către comisia de inventariere și de către gestionar, luându-se măsurile corespunzătoare. 

Documentele întocmite de comisia de inventariere rămân în cadrul gestiunii inventariate în locuri special amenajate (fișete, casete, dulapuri etc.), încuiate și sigilate. Președintele comisiei de inventariere răspunde de operațiunea de sigilare. 

 

D. Asigurarea privind urmărirea mișcărilor de stocuri 
Comisia de inventariere trebuie să bareze și să semneze, la ultima operațiune, fișele de magazie, menționând data la care s-au inventariat bunurile, să vizeze documentele care privesc intrări sau ieșiri de bunuri, existente în gestiune, dar neînregistrate, să dispună înregistrarea acestora în fișele de magazie și predarea lor la contabilitate, astfel încât situația scriptică a gestiunii să reflecte realitatea. În acest fel, se asigură că nu există bunuri inventariate, dar neregăsite în gestiune sau neinventariate, dar intrate în gestiune. 

 

E. Asigurări cu privire la numerarul din casă 
Pentru corecta îndeplinire a procedurilor de inventariere, comisia de inventariere trebuie să verifice numerarul din casă și să stabilească suma încasărilor din ziua curentă, solicitând depunerea numerarului la casieria entității (la gestiunile cu vânzare cu amănuntul). 

 

F. Asigurări cu privire la partea tehnică a procesului de inventariere 
Comisia de inventariere trebuie să controleze dacă toate instrumentele și aparatele de măsură sau de cântărire au fost verificate și dacă sunt în bună stare de funcționare. 

 

G. Prevenirea unor eventuale neînțelegeri 
În cazul în care gestionarul nu s-a prezentat la data și ora fixate pentru începerea operațiunilor de inventariere, comisia de inventariere sigilează gestiunea și comunică aceasta comisiei centrale sau administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligația gestionării entității, conform procedurilor proprii privind inventarierea. Aceste persoane au obligația să îl încunoștințeze imediat, în scris, pe gestionar despre reprogramarea inventarierii ce trebuie să se efectueze, indicând locul, ziua și ora fixate pentru începerea operațiunilor de inventariere. Dacă gestionarul nu se prezintă nici de această dată la locul, data și ora fixate, inventarierea se efectuează de către comisia de inventariere în prezența reprezentantului sau legal sau a altei persoane, numită prin decizie scrisă, care să îl reprezinte pe gestionar. 

Responsabilului cu gestiunea patrimoniului i se va sugera că, pentru desfășurarea corespunzătoare a inventarierii este indicat, dacă este posibil, să sisteze operațiunile de intrare-ieșire a bunurilor supuse inventarierii, luându-se din timp măsurile corespunzătoare pentru a nu se stânjeni procesul normal de livrare sau de primire a bunurilor. 

Dacă operațiunile de aprovizionare-livrare a bunurilor nu pot fi suspendate, trebuie creată o zonă tampon în care să se depoziteze bunurile primite în timpul inventarierii sau din care se pot expedia bunurile la clienți, operațiunile respective efectuându-se numai în prezența comisiei de inventariere, care va menționa pe documentele respective "primit în timpul inventarierii" sau "eliberat în timpul inventarierii", după caz, în scopul evitării inventarierii duble sau a omisiunilor. 

 

 Înapoi la pagina principală Inventarierea patrimoniului 2017